Rangkuman Internal & Eksternal Kehumasan

 PENGANTAR INTERNAL DAN EKSTERNAL RELATION

 

1. Pengertian PR

PR adalah kegiatan komunikasi yang terencana dan persuasif untuk mendesain publik-publik yang nyata. PR bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan-tujuan sesaat. PR perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target-target publik tertentu. 

 

2. Fungsi Utama PR

Edward L. Bernay, terdapat tiga fungsi utama PR yaitu:

a) Memberikan penerangan kepada masyarakat

b) Melakukan persuManurutasi untuk mengubah sikap dan perbuatan Anda secara langsung

c) Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

 

3. Kegiatan dan Sasaran PR

Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah:

a) Membangun identitas dan citra perusahaan (buildingcorporate identity and image)

b) Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

c) Mendukung kegiatan komunikasi  timbal balik dua arah dengan berbagai pihak. 

d) Menghadapi krisis (facing of crisis)

e) Menangani keluhan (complainti) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

 

4. Perbedaan Fungsi Internal dan Eksternal PR

Berikut adalah perbedaan fungsi internal dan fungsi eksternal PR:

a. Internal

1) Mengkomunikasikan kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan.

2) Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil.

3) Membangun jaringan komunikasi interaktif antara karyawan, manajemen, dan direksi.

4) Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.

5) Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.

6) Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.

 

b. Eksternal

1) Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik.

2) Menjelaskan hasil Rapat Umum Pemegang Saham.

3) Menjelaskan hasil dan dasar diadakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham.

4) Membantu pemasaran untuk menciptakan citra produk.

5) Mensosialisasikan prestasi yang dicapai oleh perusahaan.

6) Mengembangkan program-program pengembangan masyarakat.

 



KOMUNIKASI ORGANISASI

 

1. Definisi Komunikasi Organisasi

Eric Eisenberg (dalam Littlejohn & Foss, 2009) mengatakan komunikasi organisasi adalah suatu proses yang terdiri dari bahasa dan interaksi sosial yang dapat mendorong tindakan yang terkoordinasi demi tercapainya tujuan bersama. Deddy Mulyana (2004) mengatakan komunikasi organisasi merupakan pertunjukan atau penginterpretasian pesan di antara satuan-satuan yang merupakan bagian dari suatu organisasi.

 

2. Peran Komunikasi dalam Organisasi

Menurut Goldhaber (1993, dalam Harris 2002) komunikasi adalah sumber darah organisasi, lem yang mengikat organisasi, minyak yang memperlancar fungsi organisasi, dan agen pengikat yang memperkuat semua hubungan.

 

3. Fungsi Komunikasi Organisasi

Sandjaja (1994) mengatakan setidaknya terdapat empat fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu:

a. Fungsi informatif

b. Fungsi regulatif 

c. Fungsi persuasif

d. Fungsi integratif

 

4. Konsep Komunikasi Organisasi

Konsep komunikasi organisasi di antaranya yaitu sebagai berikut:

a. Proses 

b. Pesan

c. Jaringan

d. Keadaan saling tergantung

e. Hubungan

f. Lingkungan

g. Ketidakpastian 

 

5. Jenis Komunikasi Organisasi

Terdapat empat jenis komunikasi organisasi di antaranya yaitu sebagai berikut:

a. Komunikasi Atasan Ke Bawahan (DownwardCommunication)

b. Komunikasi Bawahan Ke Atasan (UpwardCommunication)

c. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)

d. Komunikasi Lintas Saluran (Interline Communication)

 

6. Gaya Komunikasi Organisasi

Terdapat beberapa gaya komunikasi organisasi di antaranya yaitu sebagai berikut:

a. Gaya Komunikasi Mengendalikan (The ControllingStyle)

b. Gaya Komunikasi Dua Arah (Two-Way Communication)

c. Gaya Komunikasi Berstruktur

d. Gaya Komunikasi Dinamis (The Dynamic Style ofCommunication)

e. The Rekinguishing Style

f. The Withdrawal Style

 

7. Jaringan Komunikasi

a. Struktur

b. Informasi

c. Expertise

d. Status

e. Pertemanan

f. Sosial

g. Keahlian

h. Wewenang



HUBUNGAN INTERNAL

 

1. Pengertian dan Jenis Hubungan Internal

Hubungan internal merupakan hubungan yang berlangsung di dalam suatu organisasi. Proses komunikasi ini dapat dikatakan lebih penting dibandingkan komunikasi eksternal, karena organisasi harus berfungsi efektif dalam mencapai tujuannya guna menjaga kelangsungan hidupnya.

Adapun jenis-jenis hubungan internal adalah sebagai berikut:

a. Vertikal: organisasi mengacu pada interaksi dan komunikasi antara individu atau kelompok yang memilik perbedaan dalam tingkat hierarki, seperti antara atasan dan bawahan. Hubungan ini berperan penting dalam menentukan bagaimana informasi, arahan, dan umpan balik disampaikan dan diterima dalam suatu organisasi.

b. Horizontal: interaksi dan komunikasi yang terjadi antara individu atau kelompok yang berada pada tingkat hierarki yang sama atau setara. Jenis hubungan ini berfokus pada kolaborasi, koordinasi, dan pertukaran informasi antar rekan kerja atau tim yang memiliki tanggung jawab yang sebanding. Hubungan horizontal sangat penting untuk meningkatkan efektivitas kerja, membangun hubungan kerja yang positif, dan memastikan aliran informasi yang efisien di seluruh organisasi.

 

2. Tujuan Hubungan Eksternal

Tujuan dari hubungan internal sejatinya untuk membangun dan mempertahankan hubungan yang sama-sama bermanfaat antara organisasi dengan karyawan.

 

3. Proses Komunikasi Internal yang Efektif 

a. Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan

b. Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas,kebawah,dan kesamping di dalam organisasi

c. Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang

d. Kontinuitas kerja tanpa konflik dan perselisihan

e. Lingkungan yang sehat dan aman

f. Keberhasilan usaha

g. Optimisme tentang masa depan

 

 

4. Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Internal

Menurut Alvie Smith (1990) terdapat 2 faktor yang mempengaruhi komunikasi internal karyawan dalam organisasi:

a. Manfaat dari pemahaman, teamwork, dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan.

b. Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat yang membuat setiap supervisor disemua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya.

 

5. Fungsi dari Hubungan Internal

Fungsi dari hubungan internal menurut Alvie Smith (1990) antara lain sebagai berikut:

a. Mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen pada karyawan

b. Menjelaskan perubahan kebijaksanaan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan.

c. Membantu proses restrukturisasi mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.

d. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi

 

6. Jenis-Jenis Hubungan Internal

a. Hubungan Karyawan

Dalam melakukan hubungan dengan karyawan, banyak cara dan media yang dapat digunakan oleh pihak perusahaan, di antaranya:

• Komunikasi lisan antar persona

• Sistem informasi telepon

• Rapat

• Siaran televisi terbatas

 

b. Hubungan Pemegang Saham

Menurut Moore (2004:365),tujuan hubungan pemegang saham:

• Membangkitkan perhatian pemilik pada perusahaan

• Menciptakan suatu pengertian yang lebih baik antara perusahaan dan para pemilik saham dengan komunitas finansial

• Membujuk para pemegang saham untuk memakai dan menganjurkan pembelian produk perusahaan

• Mengurangi pergantian para pemegang saham dan mempromosikan pemilik saham sebagai suatu investasi jangka panjang

• Mengurangi kritik pemegang saham dan oposisi terhadap manajemen

• Memantapkan pasaran untuk jaminan perusahaan

• Meningkatkan prestise atau gengsi sebuah perusahaan di antara para pemilik

• Mendapatkan kesetiaan para pemegang saham untuk menjalin pengendalian operasi oleh manajemen

• Memperoleh dukungan para pemegang saham sebagai suatu sumber modal baru

• Menciptakan minat para investor baru dan meningkatkan modal tambahan

• Mendapatkan rekomendasi yang baik dengan jaminan perusahaan dari para penasihan investasi dan analisis jaminan

• Mendapat dukungan pemegang saham untuk proyek-proyek

 



 

HUBUNGAN EKSTERNAL

 

1. Pengertian Hubungan Eksternal

Hubungan eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan dengan pihak di luar organisasi dengan tujuan untuk menjaga kredibilitas perusahaan dan mengupayakan agar publik eksternal perusahaan memberikan opini yang positif terhadap organisasi tersebut.

 

2. Fungsi Hubungan Eksternal

a. Mengiklankan dan mempromosikan produk atau jasa

b. Menciptakan image publik atau citra organisasi

c. Menciptakan opini publik yang relevan dengan kepentingan organisasi

d. Memperluas pasar bagi produksinya

e. Mendapatkan penerimaan (penghargaan) dari masyarakat

f. Memelihara hubungan baik dengan pemerintah

g. Memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinionleader

h. Memelihara hubungan baik dengan para pemasok (yang berhubungan dengan operasional perusahaan)

 

3. Tujuan Hubungan Eksternal

Tujuan hubungan eksternal di antaranya yaitu sebagai berikut:

a. Memperluas koneksi dan costumer

b. Memperkenalkan produksi

c. Mencari investor

d. Memperbaiki hubungan dengan publik

e. Membangun citra dan reputasi perusahaan

Adapun tujuan-tujuan tersebut dapat dicapai melalui media komunikasi seperti:

a. Personal contact

b. Press release

c. Press relations

d. Publicity and advertising

e. Presentation

f. Film

g. Media cetak

h. Media elektronik

 

4. Publik Eksternal

a. Publik Pers (Press Public)

b. Publik Pemerintahan (Government Public)

c. Publik Masyarakat Sekitar (Community Public)

d. Publik Rekanan/Pemasok (Supplier Public)

e. Publik Pelanggan (Costumer Public)

f. Publik Konsumen (Consumer Public)

g. Publik Bidang Pendidikan (Educational Public)

 

5. Jenis Hubungan Eksternal

e. Press Relations (Hubungan dengan Pers)

f. Government Relations (Hubungan dengan Pemerintah)

g. Community Relations (Hubungan dengan Komunitas)

h. Supplier Relations (Hubungan dengan Rekanan/Pemasok)

i. Costumer Relations (Hubungan dengan Pelanggan)

j. Consumer Relations (Hubungan dengan Konsumen)

k. Educational Relations (Hubungan dengan Bidang Pendidikan)

l. General Relations (Hubungan dengan Umum)

 



MEMBANGUN CITRA ORGANISASI

 

Citra Penting Bagi Organisasi Pada dasarnya semua organisasi menginginkan citranya bernilai positif atau baik dimata masyarakat atau publik, karena ini dapat meningkatkan profitabilitas, pertumbuhan dan eksistensinya organisasi itu sendiri.

 

1. Faktor Pembentukan Citra Organisasi

a. Identitas fisik

b. Kualitas hasil, mutu dan pelayanan

c. Aktivitas dan pola hubungan

 

2. Jenis-jenis Citra Organisasi

a. Citra bayangan: adalah konsep dalam bidang pemasaran dan komunikasi yang merujuk pada persepsi atau kesan yang terbentuk di benak konsumen atau publik, namun tidak sesuai dengan realitas yang sebenarnya tentang suatu produk, merek, atau organisasi.

b. Citra yang berlaku: adalah konsep dalam bidang pemasaran dan komunikasi yang merujuk pada persepsi atau kesan yang saat ini ada di benak konsumen atau publik terhadap suatu produk, merek, atau organisasi.

c. Citra yang diharapkan: adalah konsep dalam bidang pemasaran dan komunikasi yang merujuk pada persepsi atau kesan yang ingin dibentuk atau dicapai oleh suatu produk, merek, atau organisasi di benak konsumen atau publik.

d. Citra perusahaan: adalah konsep dalam bidang pemasaran dan komunikasi yang merujuk pada persepsi atau kesan yang terbentuk di benak konsumen, publik, atau pemangku kepentingan lainnya terhadap suatu perusahaan secara keseluruhan.

e. Citra majemuk: adalah konsep dalam bidang pemasaran dan komunikasi yang merujuk pada persepsi atau kesan yang terbentuk di benak konsumen atau publik terhadap suatu produk, merek, atau organisasi. Citra majemuk terbentuk dari berbagai elemen atau atribut yang saling terkait, bukan hanya satu aspek tunggal.

 

3. Proses Pembentukan Citra

a. Stimulus

b. Persepsi

c. Kognisi

d. Motivasi

e. Sikap

f. Perilaku

g. Respons

 

4. Humas Sebagai Alat Pembentuk Citra dan Reputasi

Rosady Ruslan (2014) menjelaskan bahwa tujuan humas meliputi kepada:

• Citra positif (good image)

• Kemauan baik (good will)

• Saling menghargai (mutual appreciation)

• Saling pengertian (mutual understanding)

• Toleransi (tolerance) antara organisasi dengan publiknya.

 



KREDIBILITAS KEPEMIMPINAN

 

1. Definisi Kredibilitas Kepemimpinan

Kouzes,dkk (2004) istilah kredibilitas berasal dari Bahasa inggris credibility yang bermakna “the quality ofbeing believable or trustworghy” (kualitas pribadi yang dapat dipercaya), jika seorang pemimpin memiliki kredibilitas yang baik, maka akan menjadi inspirasi bagi orang lain untuk mengerjakan segala sesuatu dengan tegas, pasti, jelas, jujur,terbuka dan taat hukum seperti yang dimiliki oleh pemimpinnya.

 

2. Peran Kepemimpinan dalam Sebuah Organisasi

a. Pemberi arah

b. Agen perubahan

c. Pembicara

d. Pembina

 

3. Kriteria Seorang pemimpin

a. Pengaruh: pemimpin tersebut memiliki kemampuan untuk memengaruhi orang lain, baik dalam cara berpikir, sikap, maupun perilaku mereka, untuk mencapai tujuan bersama atau misi organisasi.

b. Kekuasaan/power: kemampuan seseorang untuk mempengaruhi atau mengontrol perilaku, pikiran, dan tindakan orang lain atau situasi tertentu.

c. Wewenang: hak atau izin resmi untuk mengambil keputusan, mengarahkan tindakan, dan mempengaruhi perilaku orang lain di dalam organisasi.

d. Pengikut: kemampuan untuk memahami, menghormati, dan mendukung visi atau arahan dari otoritas atau pemimpin yang lebih tinggi dalam suatu organisasi atau tim.

 

4. Fungsi Kepemimpinan

a. Fungsi yang berhubungan dengan tugas dan pemecahan masalah

b. Fungsi pemeliharaan kelompok atau sosial.

 

5. Faktor-Faktor yang mempengaruhi Kepemimpinan

a. Karakteristik pribadi pemimpin

b. Kelompok yang di pimpin

c. Situasi

6. Gaya kepemimpinan

a. Gaya kepemimpinan memberitahu

b. Gaya kepemimpinan menjual

c. Gaya kepemimpinan partisipasi



MEDIA RELATIONS

 

1. Pengertian Media

Media berasal dari bahasa Latin yakni Medium (media, jamak; medium, tunggal),artinya secara harfiah ialah perantara, penyampai, atau penyalur. Media adalah semua alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada komunikan.

 

2. Media dikategorikan dalam:

a. Media umum: saluran komunikasi yang dirancang untuk menjangkau audiens yang luas dengan tujuan menyebarkan informasi, hiburan, atau pesan-pesan tertentu kepada masyarakat secara umum. Media umum biasanya memiliki cakupan yang luas dan digunakan untuk mengkomunikasikan berita, informasi, hiburan, dan iklan kepada publik.

b. Media massa: media komunikasi yang dirancang untuk menjangkau dan mempengaruhi audiens yang luas. Media massa memiliki karakteristik utama dalam hal jangkauan, pengaruh, dan bentuk distribusi.

c. Media primer: komunikasi untuk merujuk pada sumber utama atau sumber langsung dari informasi. Media primer adalah sumber informasi yang menyajikan data atau informasi yang belum diproses atau dianalisis sebelumnya oleh orang lain.

d. Media sekunder: sumber informasi atau data yang mengacu pada interpretasi, analisis, atau pengolahan ulang informasi dari sumber asli atau primer. Dalam konteks penelitian dan komunikasi, media sekunder adalah sumber yang tidak langsung atau tidak orisinal, tetapi menggunakan informasi yang sudah ada dari sumber-sumber lain.

e. Media multiple: beberapa platform atau saluran media secara bersamaan atau terintegrasi dalam sebuah kampanye atau strategi komunikasi.Konsep ini menggambarkan pendekatan yang menggunakan berbagai media untuk mencapai audiens yang lebih luas atau untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dengan memanfaatkan kekuatan masing-masing platform.

 

3. Pengertian Media Relations

Yosal Iriantara mengartikan media relation merupakan bagian dari public relation eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan public untuk mencapai tujuan organisasi.

4. 5 Peran Media Bagi Organisasi

• A power resource (sumber kekuasaan)

• As an arena of public affairs (sebagai arena urusan publik)

• As definitions of social reality (sebagai definisi dari realitas sosial)

• As a primary key to frame and celebrity status (sebagai kunci utama untuk meraih ketenaran dan popularitas).

• As a benchmark for what is normal (sebagai patokan sesuatu yang normal).

 

5. Manfaat Media Relation

• Membangun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi dan media massa

• Membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsip menghormati dan menghargai, kejujuran serta kepercayaan

• Penyampaian/perolehan informasi akurat, jujur dan mampu memberikan pencerahan bagi publik

 

6. Jenis-jenis Media

• Media cetak; press, direct mail, house journal

• Media elektronik; televise dan radio

• Media internet

 

7. John Doorley dan Hello Fred Gracia (2007), media dalam struktur perusahaan

• Pemasaran

• Divisi produk

• Kantor regional

• Hubungan investor (dalam konteks media finansial)

 

8. Menurut Mosco ada 3 entry concept dalam proses bekerjanya media:

• Komodifikasi

• Spasialisasi

• Strukturasi

 

 

9. Praktik Media Relations oleh humas

• Pengumpulan fakta

• Merumuskan permasalahan

• Perencanaan dan penyusunan program

• Melakukan rencana melalui tindakan dan komunikasi

 

SIARAN PERS

 

Pengertian Pers Release

Onggo menyatakan, press release dirancang untuk memberikan informasi kepada wartawan mengenai suatu produk atau acara khusus yang menyangkut suatu perusahaan atau produk yang dianggap patut diketahui oleh publik.Dengan kata lain press release merupakan suatu bentuk standar komunikasi perusahaan dengan media.

 

Tujuan Pembuatan Press Release

• Memberikan informasi resmi mengenai kegiatan, peristiwa yang terjadi perkembangan baru, atau sikap organisasi kepada media massa dan khalayak yang berkepentingan.

• Memperkenalkan suatu produk, layanan, atau fasilitas baru.

• Menyampaikan sikap resmi organisasi terhadap suatu peristiwa, kebijakan, dan lain-lain.

• Menyampaikan ajakan suatu aksi.

• Menyanggah atau membantah informasi yang diberikan pihak ketiga

• mengenai organisasi yang mengirimkan release.

• Membantah atau meluruskan rumor yang tidak benar.

• Membantah informasi yang tersiar secara resmi tetapi salah sama sekali.

• Meluruskan informasi yang tersiar secara resmi tetapi mengandung kekeliruan atau tidak jelasan.

• Membuat publik agar tetap tahu akan keberadaan suatu institusi.

• Meningkatkan citra dan kredibilitas organisasi

 

Persamaan antara Press Release dan Berita

• Sama-sama menerapkan informasi yang ditujukan untuk khalayak umum.

• Sama-sama harus mengandung news value yang dapat menarik perhatian khalayak.

• Sama-sama menuntut adanya teknik penulisan tertentu, seperti 5 W dan 1 H

 

Perbedaan Press Release dan Berita

1. Press release, penyampaian kegiatan organisasi, sebagai bahan atau sumber berita bagi media dan alat untuk membina dan menumbuhkan sikap, pendapat atau citra yang baik dari anggota masyarakat kepada organisasi (membentuk opini positif).

2. Berita dibuat oleh wartawan dan melaporkan fakta sebagaimana adanya.

 

Jenis-jenis Press Release

1. Basic Press Release

Ini merupakan siaran pers yang menyajikan berbagai macam informasi internal perusahaan/organisasi yang harus dipublikasikan.

2. Product Release

Ini adalah siaran pers yang memublikasikan transaksi perusahaan baik pada produk reguler maupun produk khusus.

3. Financial Release

Tujuan perusahaan/ organisasi mengeluarkan financial releaseadalah untuk membangun hubungan yang baik dengan relasi dan pemegang saham.

 

Teknik Menulis Press Release

Menulis press release pada dasarnya sama dengan menulis berita (news),seperti dilakukan para wartawan. Untuk itu, siaran pers sering diartikan pula sebagai "berita yang dibuat oleh humas".

 

Karakteristik Naskah Press Release

Karakteristik dan struktur penulisan press release sama dengan menulis berita.Karakteristik siaran pers adalah memiliki "nilai berita" (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik.

 

Struktur Naskah Press Release

1. Head (judul): Bagian ini mencakup informasi dasar seperti tanggal rilis, judul peristiwa, dan kontak utama untuk informasi lebih lanjut.

2. Dateline(baris tanggal): bagian yang mencantumkan informasi tentang kota,tanggal, dan sumber dari mana pressrelease tersebut dikeluarkan.

3 .teaser(teras berita): harus dapat menjawab pertanyaan dasar jurnalisme 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How) secara singkat dan langsung. Ini adalah bagian yang paling vital karena memberikan gambaran utama tentang apa yang ingin disampaikan.

4. News body(tubuh atau isi berita): mengembangkan informasi yang disampaikan dalam teras berita (leadparagraph). Ini adalah bagian yang memberikan detail lebih lanjut, kutipan, data, atau informasi tambahan yang mendukung atau mengelaborasi poin-poin utama yang sudah disampaikan.

5. News closing(penutup isi berita): menyimpulkan dan mengakhiri press release dengan cara yang kuat. Ini adalah kesempatan terakhir untuk meninggalkan kesan positif dan mengarahkan pembaca atau media ke langkah selanjutnya.

 



ANALISIS SIARAN PERS

 

Kesalahan PR dalam Membuat Pers Release

1. Faktor penulisan (kaidah jurnalistik).

2. Kualitas hubungan media (press relations).

 

Hal-Hal Yang Membuat Press Release Tidak Dimuat Media

1. Press release tidak mengandung news value

2. Teknik penulisan release yang jelek

3. Release salah media dan sasaran

4. Terlalu sering mengirim release

5. Public Relations gagal membuat beda dengan kompetitor

6. Press Release terkesan sebagai alat promosi langsung

7. Struktur siaran pers dengan tidak mengikuti format

8. Press Release yang tidak unik

9. Gambar yang dikirim ke media tidak siap digunakan

10. Press Release yang dikirim tidak relevan dengan pembaca



KONFERENSI PERS 

 

Pengertian

• Konferensi Pers (Press Conference) merupakan pernyataan yang disampaikan sescorang mewakili sebuah lembaga mengenai kegiatannya pada wartawan. Biasanya meyangkut citra lembaga, peristiwa yang sangat penting dan bersifat incidental dan periodic.

• Menurut Frank Jefkins dalam bukunya public relations, konferensi pers atau press conference sebuah pertemuan para jurnalis yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan.

• Pada setiap konferensi pers, setiap wartawan memiliki hak yang sama untuk mengajukan pertanyaan, akan tetapi tidak harus semua wartawan bertanya dalam konferensi pers. Ada baiknya, informasi dalam konferensi pers dilengkapi dengan data lainnya.

 

Tujuan

Utama:

Untuk menyampaikan pernyataan (statement) atau suatu informasi oleh organisasi atau individu, sumber berita (narasumber) mengundang wartawan dan perwakilan media massa dengan mengundang media massa agar datang dan meliput dengan harapan berita akan disiarkan seluas-luasnya.Publikasi informasi ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran dan pengetahuan khalayak sasaran.

 

Lainnya:

• Menyebarkan informasi kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahan.

• Menetralisasi atau membantah berita yang tidak benar atau negatif.

• Meningkatkan image (citra) yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa.

• Membina hubungan secara langsung dengan pers.

 

Informasi yang disampaikan

Informasi yg disampaikan pada konferensi pers umumnya mencakup:

o Menyampaikan kinerja perusahaan

o Untuk menyangkal gosip atau berita miring

o Mempromosikan info produk terbaru

o Menyampaikan peningkatan layanan baru.

 

Manfaat

• Menyampaikan sikap negara

Menginformasikan sikap mereka terhadap suatu masalah dan menenangkan ketakutan public.

• Aktivitas Politik

Menyatakan pendapat tentang undang-undang yang diusulkan atau pendirian mereka mengenai masalah-masalah penting.

• Konferensi Pers Darurat

Memiliki peran ganda sebagai layanan publik dan hubungan masyarakat (menanggapi masalah dan mendapatkan kepercayaan publik).

• Tujuan Promosi

Memberikan pengumuman penting schingga dapat diliput di media massa.

 

Mengapa Konferensi Pers penting? Karena:

1.narasumber bisa menjawab pertanyaan secara langsung dan tuntas, dibandingkan menjawab pertanyaan melalui telepon

2. Membuat media tertarik, sehingga menjadi bahan berita. Masyarakat dapat mengenal sesuatu yang mungkin saja terlewat Dari perhatian bisa tidak ada konferensi pers

 

Persiapan Konferensi Pers

1. Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.

2. Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan itu, apakah diterima atau belum oleh pihak redaksi.Apakah ada wartawan yang bisa hadir dalam penyelenggaraan konferensi pers tersebut.

3. Membuat Press Release tentang topik yang ingin disampaikan kepada pers dalam konferensi pers.Biasanyadimasukkan Press Kit/Seminar Kit yang berisikan berbagai infornasi perusahan seperti brosur, profil perusahan, dan laporan tahunan.

4. Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui benar permasalahan yang akan dibahas dalam pertemuan dengan pers.Biasanya terdiri atas beberapa orang yang sesuai dengan bidang-bidang masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.

5. Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan yang diundang

6. Dalam presentasi konferensi pers sebaiknya dilengkapi dengan alat bantu media seperti slide, OHP, dan video.

7. Bilamana konferensi dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minumannya.

8. Sediakan suvenir (kalau ada) untuk kalangan pers sepertialmanac/kalender, agenda, dan gantungan kunci.

9. Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan yang diisi wartawan ketika baru datang ke konferensi pers seperti nama media massa yang diwakilinya, alamat, dan paraf atau tanda tangan.

10. Lama dan jalannya konferensi pers diatur secara ringkas, padat, jelas, dan terarah, agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers, karena mash ada tugas wartawan lainnya yang menunggu selain pertemuan pers ini.

11. Bilamana terdapat wartawan dalam konferensi di luar topik yang sedang dibahas, bahkan di luar bidang kita, perlu dijawab bila tidak akan menimbulkan citra negative terhadap perusahaan, manajemen, karyawan atau produk/jasa itu sendiri atau ditolak secara halus.

12. Dalam konferensi pers terdapat wartawan tak diundang (terlihat dalam daftar hadir) atau datang karena dibawa temannya yang diundang, tetap saja layani dan terima baik-baik

 

Sikap dan Perilaku Public Relation

o Selalu bersedia menerima dan menampung dahulu apa yang wartawan inginkan dari PR.

o Tidak ragu, curiga atau takut, kendati ada masalah di perusahaan yang bisa menjadi konsumsi pers.

o Bersikap dan berperilaku wajar dan ramah.

o Dalam menjalaninya cukup komunikatif dan informatif

o Menanyakan dengan baik identitas, media, dan maksud kedatangan wartawan tersebut, menjaga kata-kata dan tidak emosi.

o Seandainya dalam perusahan ada kasus, perlu menerapkan prinsip bahwa segala permasalahan dapat dicari pemecahannya atau jalan keluarnya,dengan sikap tenang dalam menyelesaikannya, termasuk menghadapi wartawan yang menanyakan kasus itu.

 

Klasifikasi Kedatangan Wartawan

o Untuk mencari berita/ informasi yang diperlukan medianya.

o Konfirmasi atau cek dan cek kembali ucapan pimpinan perusahan agar tidak salah kutip.

o Kunjungan persahabatan.

o Penawaran kerja sama dalam bentuk sponsorship untuk kegiatan organisasi kewartawanan (Amiruddin,1992).

 

Syarat Penyelenggaraan Konferensi Pers (Frens Jenkins)

1. Tujuan harus ada alasan mengapa konferensi pers diadakan.Apakah berita dan informasi yang akan disampaikan benar-benar perlu diliput pers atau tidak. Apakah kita sudah yakin tentang sesuatu yang kita sampaikan.

2.  Tanggal pelaksanaan, memilih tanggal yang tepat, mempersiapkan dengan matang dan jauh-jauh hari sebelumnya, sehingga berbagai pihak yang diundang dapat menyesuaikan jadwal mereka. Menyesuaikan waktu/ tanggal pertemuan dengan jadwal kerja orang-orang pers.

3. Tempat penyelenggaraan memilih tempat yang menarik agar peserta tertarik dan bersemangat menghadirinya. Tempat yang dipilih harus mudah dijangkau oleh berbagai pihak yang diundang. Memiliki ukuran ruangan yang cukup luas untuk menampung jumlah undangan yang akan hadir, mempunyai akomodasi yang lengkap seperti kamar mandi, toilet, tempat menaruh barang, dan sebagainya, dapat menyediakankonsumsi yang tepat dengan suasana dan waktu, mempunyai kelengkapan seperti pengeras suara, mikrofon, podium, dan sebagainya, mempunya tempat parkir yang cukup luas untuk menampung kendaraan para undangan, kalau perlu mengadakan gladi resik.

4. Daftar tamu mengidentifikasikan siapa pihak-pihak yang diundang, mengecek ulang datang tidaknya undangan melalui telepon, mempersiapkan segala sesuatunya bila yang datang melebihi yang diundang, menyediakan daftar hadir/buku tamu.

5. Undangan tidak ditujukan pada nama suatu lembaga pers, tetapi di Indonesia sebaiknya kepada lembaga per situ sendiri, menyebutkan apakah para undangan diperkenankan memakai pakaian biasa atau khusus, mencantumkan nomor telepon yang bisa dipergunakan oleh panitia bila ia berhubungan hadir, bentuk undangan diusahakan semenarik mungkin, sehingga dapat meningkatkan citra tentang kegiatan yang diselenggarakan.

6. Identitas tamu, jika diperlukan membuatkan tanda pengenal bagi undangan yang hadir.

7. Paket pers menyediakan segala informasi yang akan disampaikan dalam bentuk paket.

8. Katering/konsumsi, jenisnya jangan membuat para undangan repot untuk memakannya.

9. Kenang-kenangan, bila yang dibicarakan tentang produk baru, maka para undangan diberi sampelnya, mengusahakan agar tidak terlalu berlebihan dalam memberikan kenang-kenangan atau terkesan mahal dan mewah .

10. Pengelolaan acara, acara harus dimulai tepat pada waktunya, yang punya hajat mendatangi dan melayani tamu secara langsung, apa yang dibicarakan harus ada copy-nyauntuk Orang-orang pers memberikan kesempatan atau membuka forum tanya jawab yang memuaskan pers. 

 

Contoh Kasus

Salah satu konferensi pers yang dianggap gagal oleh praktisi kehumasan ialah yang diselenggarakan oleh Bank Summa setelah bank itu dilikuidasi pemerintah pada 14 Desember 1992. Acara itu menghadirkan Willem Soeryadjajaselaku Presiden Komisaris Bank Summa didampingi oleh KenSudarto, Kehadiran Willem sebenarnya nilai lebih tinggi bagi konferensi pers, karena dialah orang yang bertanggung jawab atas nasib buruk yang menimpa Bank Summa. Banyak yang berharap, penjelasannya di depan wartawan dapat sedikit meredakan ketegangan nasabah yang sangat khawatir kehilangan uang. Melihat Ken Sudarto hadir sebagai pendamping, kontroversi tidak bisa lagi dihindarkan. Masalahnya, konferensi pers itu terkesan diatur oleh KenSudarto, seorang tokoh periklanan terkemuka, meskipun mungkin tidak demikian adanya. Pertanyaan yang muncul ialah apakah pertanyaan Willem di hadapan para wartawan bukan sejenis pesan iklan belaka? Dengan kata lain, apakah pernyataannya bukan omong kosong?

 

Konferensi Pers yang Gagal

Konferensi pers bisa juga berakhir gagal lantaran kurangnya sensitivitas pelaksana membaca kecenderungan publik dalam memberi respons terhadap sesuatu yang dilihat dan didengarnya.



KOMUNIKASI MASSA

 

Pengertian Komunikasi Massa

Istilah komunikasi massa (mass communication) biasa juga disebut dengan komunikasi media massa (mass media communication). Secara singkat artinya komunikasi massa adalah sebuah cara berkomunikasi atau sebuah cara penyampaian informasi yang dilakukan melalui media massa (communicating with media).

 

Komunikasi massa dapat dilakukan melalui keseluruhan media massa yang ada:

1. Media Cetak: Segala Bentuk Media Yang Informasinya Dicetak Dan Disebarkan Kepada Khalayak Melalui Surat Kabar, Majalah, Buku, Pamflet, Brosur, Dan Sejenisnya.

2. Media Elektronik: Segala Bentuk Media Yang Menyebarkan Informasi Menggunakan Teknologi Elektronik.(Tv,Radio)

3. Media Siber: Segala Bentuk Media Yang Disebarkan Melalui Platform-Platform Digital Seperti Internet.(Media Online,Situs Berita,Media Sosial)

 

Dalam UU no.40 tahun 1999 tentang Pers,Pasal 1 ayat (2),disebutkan:

"Perusahaan pers adalah badan hukum Indonesia yang menyelenggarakan usaha pers meliputi perusahaan media cetak, media elektronik, dan kantor berita, serta perusahaan media lainnya yang secara khusus menyelenggarakan,menyiarkan atau menyalurkan informasi."

 

Komunikasi Massa Menurut Para Ahli 

Bittner; Komunikasi massa adalah pesan yang dikomunikasikan melalui media massa pada sejumlah besar orang.Gerbner; Komunikasi massa adalah produksi dan distribusi yang berlandaskanteknologi dan lembaga dari arus pesan yang kontinu serta paling luas dimiliki orang dalam masyarakat industri.

 

Menurut Nurudin dalam Pengantar Komunikasi Massa (2004) 7 ciri komunikasi

massa yaitu:

1. Komunikator melembaga.

2. Komunikasi bersifat heterogen.

3. Pesannya bersifat umum.

4. Komunikasi berlangsung satu arah.

5. Menimbulkan keserempakan.

6. Mengandalkan peralatan teknis.

7. Dikontrol oleh gatekeeper.

 

Adapun Ardianto dkk.(2007),mengatakan ada 8 karakteristik komunikasi massa

1. Komunikator terlembaga: individu atau kelompok yang secara resmi bertanggung jawab untuk mengelola dan menyampaikan komunikasi di dalam suatu institusi atau organisasi. Mereka memiliki peran khusus dalam memastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai lembaga tersebut.

2. Pesan bersifat umum dan terbuka

3. Komunikasinya anonim dan heterogen

4. Menimbulkan keserempakan

5. Komunikasi mengutamakan isi ketimbang hubungan

6. Bersifat satu arah

7. Stimulasi alat indra terbatas

8. Umpan balik tertunda

 

Menurut UU No.40/1999 tentang Pers, fungsi komunikasi massa

1. Menyampaikan informasi (to inform)

2. Mendidik (to educate)

3. Menghibur (to entertain)

4. Melakukan pengawasan sosial (social control)

 

Menurut Ardianto dkk. (2007), Fungsi Komunikasi Massa

1. Fungsi Pengawasan (Surveillance):menjaga kualitas dan etika media, memastikan keadilan dan kebenaran,perlindungan masyarakat, regulasi industri, menjaga keamanan nasional

2. Fungsi Penafsiran (Interpretation): memahami makna,mengkritisi dan menganalisis, menyediakan perspektif alternatif, membangun opini publik, mendorong diskusi dan debat,  menyediakan konteks dan sejarah

3. Fungsi Pertalian (Linkage):membuat narasi yang kohesif,menjelaskan hubungan sebab-akibat, mengidentifikasi pola atau tema utama, memperluas pemahaman konteks,menggabungkan berbagai perspektif, memfasilitasi analisis mendalam

4. Fungsi Penyebaran Nilai-Nilai (Transmission ofValues):pembentukan opini publik, edukasi dan penyuluhan,promosi etika dan moral, penggerak perubahan sosial,penggalangan dukungan dan solidaritas, menjaga identitas budaya

5. Fungsi Hiburan (Entertaiment):menghibur dan mengasah emosi, mengalihkan perhatian, membangun identitas budaya,menyampaikan pesan-pesan sosial, menghasilkan ekonomi kreatif.

 

Efek Komunikasi Massa Menurut Steven A.Chafee

1. Efek terhadap individu

2. Efek terhadap masyarakat

3. Efek terhadap kebudayaan

 

Onong Uchyana Effendi (2006), Efek Komunikasi Massa

1. Efek Kognitif: pembentukan pengetahuan, pengaruh pada sikap dan pendapat, pembentukan persepsi dan realitas,pengaruh pada pemrosesan informasi,  efek pemilihan dan agenda setting, efek keterlibatan dan identifikasi, pembentukan opini publik

2. Efek Afektif:  pengaruh emosional, pengaruh terhadap sikap moral, pembentukan identitas budaya, pengaruh terhadap perefrensi dan gaya hidup, kohesi sosial.

3. Efek Behavorial:  adopsi perilaku, modeling dan imitasi,perubahan pada norma sosial, perubahaan dalam kebiasaan konsumsi, mobilisasi politik.

 

Menurut Morissan (2010), 4 (empat) Model Komunikasi Massa

1. Model Transmisi

2. Model Ritual

3. Model Publisitas

4. Model Penerimaan

 

Hubungan Antara Komunikasi Publik dan Komunikasi Massa

Komunikasi publik lebih luas daripada komunikasi massa. Komunikasi massa "hanya" menggunakan media massa, seperti surat kabar, majalah, website, radio, dan televisi. Namun, komunikasi publik lebih luas lagi. Sebab selain menggunakan media massa, komunikasi publik juga bisa menggunakan e-mail, blog, jejaring sosial seperti Facebook dan Twitter, Yahoo Messengger, Handphone(SMS), dan medium lain yang bisa menjangkau khalayak luas/banyak seperti aksi demo, seminar, diskusi, dan sebagainya.



MANAJEMEN REPUTASI

 

Pentingnya Manajemen Reputasi

Menjaga reputasi adalah sebuah hal yang esensial dari peran strategis humas yang harus memperhitungkan seluruh stakeholder, di mana persepsi mereka tentang organisasi akan menentukan reputasi tersebut (Louisot, 2004).

 

Pengertian Reputasi

Reputasi adalah akumulasi dari persepsi dan pendapat tentang organisasi yang berada dalam pikiran stakeholder. Sebuah organisasi akan menikmati reputasi yang baik pada saat performa atau kinerjanya secara konsisten memenuhi atau melampaui harapan dari para stakeholder

 

Teori Sistem

Teori sistem dapat membantu komunikator dan pemimpin organisasi mengadopsi filosofi kerja bahwa komunikasi adalah satu-satunya cara untuk persatuan dan sinergi dalam organisasi, dan untuk keterbukaan dan keselarasan dengan sistem (misalnya, publik) di lingkungan di luar organisasi.

 

Praktik Manajemen Reputasi

1. Memahami dan menghargai komponen reputasi, meliputi integritas, tata kelola, dan komunikatif (transparansi).

2. Membangun mekanisme formal untuk mengukur reputasi secara berkala.

3. Tetapkan mekanisme formal— misalnya, pertemuan pejabat senior yang dijadwalkan secara rutin, atau "Rencana Manajemen Reputasi" —untuk mengelola reputasi secara berkelanjutan. Tindakan membangun dan mengikuti mekanisme formal dengan jelas mengungkapkan komitmen kepemimpinan untuk melindungi aset reputasi.

4.Mekanisme formal (misanya, Rencana Manajemen Reputasi) dapat membantu organisasi Anda menyatukan reputasi merek dan reputasi perusahaan yang lebih luas

5.dengan identitas intrinsik (apa yang diperjuangkan organisasi).

 

Reputation Institute di tahun 2006 mengenalkan konsep reputation quotion berdasarkan pendekatan Haris-Fombrun

1. Vision c Leadership

2. Social Responsibility

3. Financial Performance

4. Workplace Environment

5. Product and Services

6. Emotional Appeal

 

Manajemen Reputasi Komprehensif John Doorley 2003

1. Template Reputasi yang Disesuaikan.

2. Audit Reputasi Konstituen Internal dan Eksternal.

3. Tujuan Modal Reputasi.

4. Formula Akuntabilitas.

5. Rencana Manajemen Reputasi.

6. Audit dan Penilaian Tindak Lanjut Tahunan Sesuai dengan Standar dalam Rencana Manajemen Reputasi



HUMAS DAN MANAJEMEN KRISIS

 

Apa itu Manajemen Krisis

Krisis Public Relations adalah peristiwa, rumor, atau informasi yang membawa pengaruh buruk terhadap reputasi, citra, dan kredibilitas perusahaan. Banyak perusahaan berpikir bahwa krisis Public Relations hanya akan menyerang perusahaan besar, padahal krisis dapat menyerang siapa aja, baik individu,organisasi, maupun perusahaan, kapan dan di mana saja.

 

Siapa yang bertanggung jawab

Manajemen krisis berarti proses penting yang harus dilakukan oleh perusahaan guna mencegah atau mengurangi efek yang timbul dari krisis tersebut. Biasanya orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi ketika krisis melanda adalah CEO, Public Relations perusahaan, dan juga jajaran manajemen. Ini semua kembali lagi dengan case apa yang sedang dihadapi.

 

Faktor-faktor Penyebab Krisis

1. Krisis karena bencana alam

2. Krisis karena kecelakan Industri

3. Krisis karena produknya yang kurang sempurna

4. Krisis karena persepsi publik

5. Krisis karena hubungan kerja yang buruk

6. Krisis karena kesalahan strategi bisnis

7. Krisis karena terkait masalah criminal

8. Krisis karena pergantian manajemen

9. Krisis karena persaingan bisnis

10. Krisis keuangan

11. Krisis Public Relations

12. Krisis strategi

 

3 Tahapan Manajemen Krisis

1. Pre-crisis

Fase pertama merupakan fase yang seharusnya ada sebelum krisis terjadi. Fase ini lebih mengutamakan pencegahan dan persiapan. Apa yang harus perusahaan lakukan untuk mengurangi risiko yang dapat berujung pada krisis.

2. Crisis response

Fase ini merupakan fase merespon krisis. Pihak manajemen akan merespon krisis ketika krisis sedang terjadi. Disinilahperan seorang public relations dibutuhkan. Seorang PR akan mendampingi proses penyampaian pesan yang dikirim atau disampaikan ke stakeholder

3.Post crisis

Fase terakhir adalah fase setelah krisis terjadi dan mereda.Perusahaan dapat melanjutkan proses bisnis seperti sebelumnya namun tetap harus menyampaikan pesan kepada masyarakat atau stakeholder lainnya.Selain itu, perusahaan juga perlu merumuskan langkah preventif ketika krisis terjadi di kemudian hari